為加強單位信息化建設，規范計算機軟硬件采購流程，確保采購活動的合規性、經濟性與安全性，特制定本規章制度，以指導并約束相關采購行為。

一、總則

1.1 目的與依據：本制度旨在建立統一、透明、高效的計算機軟硬件采購管理體系，依據國家相關法律法規、行業標準及單位內部管理規定制定。

1.2 適用范圍：適用于本單位所有部門因辦公、科研、生產、服務等需要，使用財政資金或自有資金進行的計算機硬件（包括但不限于服務器、工作站、臺式機、筆記本、外圍設備、網絡設備等）及軟件（包括系統軟件、應用軟件、開發工具、安全軟件等）的采購活動。

1.3 基本原則：采購活動應遵循公開、公平、公正、誠信和效益原則，堅持技術先進、經濟合理、安全可靠、服務保障，并優先采購自主可控、綠色節能產品。

二、組織與職責

2.1 成立采購工作小組：由信息化管理部門、財務部門、使用部門及監察審計部門代表組成，負責采購需求的審核、供應商遴選、合同談判與履約監督。信息化管理部門承擔牽頭與技術支持職責。

2.2 使用部門職責：提出明確、合理的采購需求，參與技術論證與驗收。

2.3 財務部門職責：負責采購預算審核、資金支付與核算監督。

2.4 監察審計部門職責：對采購全過程進行監督，確保程序合規，防范廉政風險。

三、采購流程規范

3.1 需求提出與審批：

- 使用部門填寫《計算機軟硬件采購需求申請表》，詳細說明采購目的、性能指標、數量、預算、預計使用時間等。

- 申請表需經部門負責人審核后，提交信息化管理部門進行技術可行性論證。

- 論證通過后，報單位分管領導及財務部門進行預算審批。重大采購項目需報單位主要領導或辦公會議批準。

3.2 采購方式確定：

- 根據采購金額、技術復雜程度及法律法規要求，采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價或單一來源采購等方式。

- 達到政府集中采購目錄及標準限額的，必須按規定執行政府集中采購程序。

3.3 供應商選擇與評估：

- 建立合格供應商庫，對供應商的資質、信譽、技術能力、售后服務、價格水平等進行綜合評估。

- 采購時應從庫中擇優選擇，新供應商引入需經過嚴格的考察與評審程序。

3.4 合同簽訂與管理：

- 采購工作小組負責與中標供應商談判并起草采購合同，合同應明確標的、數量、質量、價格、交付時間、付款方式、售后服務、知識產權、保密條款及違約責任等內容。

- 合同需經法律顧問審查，由法定代表人或授權代表簽訂。

3.5 驗收與付款：

- 貨物送達或軟件交付后，由采購工作小組組織使用部門、信息化管理部門進行聯合驗收。硬件需核對型號、配置、數量，進行加電測試；軟件需安裝驗證，測試核心功能與性能指標。

- 驗收合格后，填寫《驗收報告》，作為付款依據。財務部門憑合同、發票及驗收報告辦理支付。驗收不合格的，按合同約定處理。

3.6 資產入庫與歸檔：

- 驗收合格的軟硬件，由資產管理部門辦理固定資產或無形資產登記入庫手續，粘貼資產標簽，納入單位資產管理體系。

- 采購全過程的所有文件，包括需求表、審批單、招標文件、投標文件、合同、驗收報告等，由專人整理歸檔，長期保存。

四、技術標準與安全要求

4.1 硬件采購應優先選擇技術成熟、性能穩定、兼容性好、節能環保的產品，核心設備應考慮冗余與可擴展性。

4.2 軟件采購應注重正版化、安全性、可維護性。優先采購擁有自主知識產權或源代碼可控的軟件。嚴禁采購和使用盜版軟件。

4.3 涉及國家秘密、工作秘密或敏感信息的系統，其軟硬件采購必須符合國家保密技術標準和單位信息安全規定，必要時進行安全檢測與風險評估。

五、紀律與監督

5.1 所有參與采購的人員必須遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的宴請、禮品、回扣等，不得透露可能影響公平競爭的信息。

5.2 采購活動應主動接受監察審計部門及全體員工的監督。對違反本制度規定的行為，將視情節輕重給予批評教育、通報批評、經濟處罰或紀律處分；涉嫌違法犯罪的，移送司法機關處理。

5.3 建立采購績效評估機制，定期對采購項目的成本節約、質量、時效及供應商服務等進行評估，持續優化采購流程。

六、附則

6.1 本制度由單位信息化管理部門負責解釋。

6.2 本制度自發布之日起施行。原有相關規定與本制度不一致的，以本制度為準。

6.3 各部門可根據本制度，結合實際情況制定實施細則。